Par Annika Lofstrand, Leda HR

Au cours des dernières années, la diversité et l’inclusion sont devenues des éléments centraux des pratiques organisationnelles au Canada, particulièrement pour les institutions financières telles que les banques. Le gouvernement canadien, par l’entremise de divers règlements, dont la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE)¹, a accordé une importance particulière au fait de s’assurer que les milieux de travail reflètent la diversité de la population.

La Loi exige que les employeurs sous réglementation fédérale comptant 100 employés ou plus soumettent chaque année des rapports contenant des données sur la représentation de quatre groupes désignés :

• Les femmes
• Les peuples autochtones
• Les personnes en situation de handicap
• Les minorités visibles

Le non-respect de ces exigences de déclaration peut entraîner des pénalités et nuire à la réputation de l’organisation. Il est donc essentiel que les employeurs établissent un processus clair et structuré pour la collecte et la déclaration de données sur la diversité.

Aller au-delà de la conformité

Avez-vous envisagé les avantages possibles au-delà de la conformité ? D’après mon expérience comme consultante et responsable de la collecte de données sur la diversité dans une institution financière, il existe une réelle possibilité d’utiliser ces données pour améliorer votre culture organisationnelle et l’expérience globale des employés.

Dans tous les secteurs, tailles et types d’organisations, une main-d’œuvre diversifiée peut apporter un éventail de points de vue, des idées innovantes et une meilleure prise de décision. Comprendre la diversité de votre effectif à un moment précis et au fil du temps vous offre un aperçu de qui vous attirez, recrutez et retenez. Vous pouvez ensuite transformer ces observations quantitatives en actions pour identifier et éliminer les obstacles à la pleine participation et à l’engagement. L’accent mis sur le mot pouvez est intentionnel. Les véritables avantages ne se manifestent que lorsque vous allez au-delà des chiffres.

Voici un exemple tiré d’une institution financière avec laquelle j’ai travaillé récemment. Elle avait déjà une approche intentionnelle en matière d’équité, diversité et inclusion (EDI). Lorsqu’elle s’est préparée à passer sous réglementation fédérale, elle s’est demandé comment tirer parti du bon travail déjà accompli tout en demeurant conforme. Certaines de leurs réflexions incluaient :

• Comment présenter les nouvelles exigences de la manière la plus positive possible ?
• Comment aligner la collecte, l’analyse et la déclaration des données avec leurs efforts généraux en EDI ?
• Avaient-ils les ressources et capacités nécessaires pour respecter les exigences tout en allant au-delà de façon significative ?
• Comment continuer à impliquer les employés de toutes identités dans leurs groupes ressources d’employés et dans d’autres initiatives et activités liées à l’équité, la diversité et l’inclusion ?
• Mettre l’accent sur les groupes désignés laisserait-il entendre que d’autres groupes ou identités sont moins importants ?

Je partage cet exemple parce que je crois que toutes les organisations qui recueillent des données sur la diversité, volontairement ou en raison d’une obligation, gagneraient à prendre un moment pour réfléchir aux possibilités ou aux avantages qui découlent de ces informations. Partager leur identité avec leur employeur crée une certaine vulnérabilité pour plusieurs personnes. Elles veulent voir que vous en faites quelque chose de significatif. Que vous allez au-delà des chiffres pour comprendre l’histoire qu’ils racontent. Que vous démontrez votre engagement envers une expérience employée équitable, inclusive et accessible.

Pratiques exemplaires en matière de collecte de données sur la diversité

L’outil Collecte des données démographiques sur la diversité décrit comment recueillir des données pour respecter les exigences fédérales de déclaration pour les banques. Voici quelques pratiques exemplaires observées auprès de divers clients.

• Créer une politique claire de collecte de données sur la diversité, transparente, conforme à la législation et applicable de manière uniforme.
• Communiquer clairement avec les employés afin qu’ils soient plus susceptibles de divulguer volontairement leurs informations démographiques sur la diversité.
• Offrir plusieurs méthodes de collecte : formulaires en ligne, sondages ou entretiens RH, pour augmenter le taux de réponse et améliorer l’exactitude des données.
• Assurer l’anonymat et la confidentialité lors de la collecte de données personnelles, notamment en utilisant un tiers externe ou en anonymisant les réponses dans les systèmes RH.
• Mettre les données à jour régulièrement pour refléter les changements de main-d’œuvre, y compris les nouvelles embauches, promotions ou départs.
• Surveiller et analyser les données pour repérer les tendances et les écarts, puis prendre des décisions éclairées pour les stratégies d’EDI, telles que des initiatives ciblées de recrutement ou des programmes internes de diversité.
• Respecter les échéances de déclaration et mettre en place un système permettant de suivre ce qui doit être soumis et quand. Vous pouvez vous référer à l’outil Communication des données sur la diversité pour connaître les exigences et les ressources suggérées.
• Utiliser des outils et logiciels de collecte de données sur la diversité pour assurer la conformité avec les lois sur la protection de la vie privée et pour générer des rapports.

Aller au-delà des attentes

Que vous en soyez à vos débuts ou que vous fassiez cela depuis un certain temps, voici quelques suggestions pour optimiser la valeur des données que vous recueillez :

Si vous êtes débutant – Dans votre communication et votre sondage, dites quelque chose sur votre engagement envers l’EDI et envers un milieu de travail accueillant, inclusif, accessible et respectueux. Assurez-vous dès le départ que les données soient recueillies de manière conforme aux lois sur la vie privée et aux droits de la personne, tout en garantissant transparence et reddition de comptes dans l’atteinte des objectifs de diversité.

Si vous êtes à un niveau intermédiaire – Demandez de la rétroaction sur la façon dont les employés vivent le processus de demande de données sur la diversité afin d’apporter des améliorations. Par exemple, poser des questions d’identité allant au-delà des groupes désignés par l’équité en matière d’emploi et tenir compte de l’intersectionnalité dans votre analyse. Ou améliorer l’accès au sondage afin d’augmenter le taux de réponse. Ou réaliser une analyse plus approfondie des données ou des expériences vécues par les employés selon leur identité.

La collecte et la déclaration de données sur la diversité représentent à la fois une exigence et une occasion. Vous pouvez respecter vos obligations réglementaires tout en utilisant ces informations pour créer une culture organisationnelle plus forte et plus inclusive. La collecte de données sur la diversité devrait faire partie d’un engagement à long terme visant à favoriser une main-d’œuvre diversifiée et inclusive qui répond mieux aux besoins de la population canadienne diversifiée.

Sources:

¹ Au sujet de la Loi sur l’équité en matière d’emploi