Par Annika Lofstrand, Leda HR

Êtes-vous nouveau ou nouvelle dans les exigences de déclaration démographique en matière de diversité en vertu du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME) 1? Ou vous demandez-vous s’il existe de meilleures pratiques ou des conseils pour accomplir cette tâche plus facilement et plus efficacement ? L’aspect conformité peut sembler intimidant, et de nombreux clients posent des questions comme celles-ci :

• Quelles données dois-je recueillir, analyser et déclarer la première année, et cela change-t-il d’une année à l’autre ?
• Comment savoir comment analyser les données et comprendre où il pourrait y avoir des écarts en matière de représentation ?
• Qu’est-ce que l’on s’attend à ce que je fasse pour combler ces écarts, et à quoi ressemble un progrès acceptable ?
• Est-il facile de soumettre les rapports ? Sinon, où puis-je obtenir de l’aide ?
• Que se passe-t-il si je ne respecte pas les délais de déclaration ou si ce que je soumets n’est pas conforme ?
• Que se passe-t-il si les exigences changent ou si je fais l’objet d’une vérification ?

Avant d’entrer dans les détails de la déclaration démographique sur la diversité, prenons du recul pour comprendre pourquoi cela est important et l’intention derrière la législation.

Pourquoi une obligation de déclarer existe-t-elle ?

Au Canada, assurer la diversité et l’inclusion en milieu de travail n’est pas uniquement une responsabilité organisationnelle, c’est également une exigence légale pour les employeurs de compétence fédérale comptant 100 employés ou plus. La Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE) oblige ces employeurs, y compris les banques, à suivre et à déclarer la représentation des groupes désignés suivants au sein de leur main-d’œuvre :

• Les femmes
• Les peuples autochtones
• Les personnes en situation de handicap
• Les minorités visibles

Vous vous demandez pourquoi ces exigences existent?

En 1986, la LEE a été instaurée afin d’améliorer les perspectives d’emploi pour les groupes désignés qui font face à des obstacles que d’autres ne rencontrent pas. La loi vise à faire en sorte que seules les compétences et les qualifications déterminent l’accès aux occasions d’emploi, aux avantages et à l’avancement.2

Ce qui est exigé

Les employeurs sous réglementation fédérale doivent déclarer la composition de leur main-d’œuvre, évaluer les disparités et prendre des mesures concrètes pour remédier à la sous-représentation. La déclaration ne devrait pas être un exercice symbolique ou une simple obligation administrative. Les clients avec lesquels j’ai travaillé qui sont conformes et réellement engagés envers l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) voient les changements les plus significatifs et durables.

L’outil Communication des données sur la diversité définit les exigences quantitatives entourant la collecte et l’analyse des données. Les chiffres vous donnent un portrait de votre diversité à un moment précis, ainsi que des données de flux au fur et à mesure que des personnes rejoignent l’organisation, changent de poste ou la quittent.

Il y a également une exigence qualitative visant à décrire vos efforts pour atteindre une représentation correspondant à la disponibilité sur le marché du travail. On vous demande de déclarer non seulement les activités, mais aussi les résultats de vos démarches tout au long du cycle de vie de l’employé, de l’embauche jusqu’au départ. En développant progressivement votre rapport qualitatif, vous apprendrez à utiliser les

Réduire les préjugés dans la déclaration

Une approche plus novatrice observée chez certains clients consiste à tenir compte de l’impact des préjugés dans l’analyse et la présentation des données. Il peut exister, souvent inconsciemment, des préjugés dans ce que l’on considère comme une corrélation directe ou indirecte entre les expériences vécues et l’identité de diversité.

Par exemple, en matière de recrutement, ceux qui préparent le rapport peuvent croire que leur processus d’attraction, de recrutement et de rétention est inclusif et équitable pour les groupes désignés. Cela peut être l’intention, mais pas l’impact réel. Si les données montrent que certains groupes ne postulent pas du tout ou abandonnent avant l’entrevue ou l’offre, le préjugé peut se situer dans l’interprétation de ces résultats.

Voici quelques façons d’atténuer les préjugés potentiels dans la déclaration :

• établir des mesures de réussite valides dès le départ et évaluer les progrès de façon continue (et non seulement lorsque le rapport doit être soumis !) ;
• réaliser une vérification interne de vos efforts ou obtenir un soutien externe pour examiner vos progrès ;
• collaborer avec des partenaires tels que des agences d’emploi ou des organismes soutenant un ou plusieurs groupes désignés dans leur accès au marché du travail ;
• solliciter la rétroaction des employés pour mieux comprendre les liens entre leur expérience et leur(s) identité(s) de diversité.

Tirer parti de l’occasion

Respecter les exigences fédérales en matière de déclaration de l’équité en emploi est essentiel pour tout employeur sous réglementation fédérale au Canada. En élaborant une politique claire sur la collecte de données relatives à la diversité, en garantissant la confidentialité et en utilisant les bons outils, vous pouvez simplifier le processus de collecte et de déclaration des données.

L’objectif ultime ne devrait pas être uniquement la conformité, mais la création d’un milieu de travail plus inclusif et équitable, reflétant la diversité de vos clients, de vos usagers et des communautés que vous servez. L’évaluation régulière de vos progrès, l’action face aux disparités et l’ajustement de vos stratégies au besoin vous permettront de tirer pleinement parti de l’obligation de déclarer pour favoriser une main-d’œuvre véritablement diversifiée et inclusive.

Sources:

² Au sujet de la Loi sur l’équité en matière d’emploi