Rapports requis
En vertu du Programme légiféré d’équité en matière d’emploi (PLEME),1 les employeurs sous réglementation fédérale doivent soumettre un rapport sur l’équité en matière d’emploi au Programme du travail au plus tard le 1er juin de chaque année. Le rapport de l’employeur doit comporter les renseignements de l’année civile précédente sur l’effectif et les employés des quatre groupes désignés:
- Les peuples autochtones;
- Les personnes en situation de handicap;
- Les femmes;
- Les membres des minorités visibles.
Vous pouvez accéder aux formulaires et les téléverser sur le site de Service Canada2. Le rapport doit satisfaire aux deux exigences suivantes:
1. Exigence quantitative
Le rapport quantitatif (statistique) comprend de l’information sur le secteur, la situation d’emploi (permanent à temps plein, permanent à temps partiel, temporaire, etc.), la classification des professions3, les écarts de rémunération, les embauches, les promotions et les licenciements.
Classification nationale des professions (CNP)
Une des étapes qui peut prendre du temps au départ consiste à faire correspondre les postes aux groupes professionnels à l’aide des codes CNP. La CNP décrit les professions du marché du travail canadien auxquelles les employeurs peuvent comparer leurs postes. L’adéquation n’est pas toujours parfaite. Cherchez donc la correspondance la plus proche que vous pourrez utiliser à des fins de comparaison et d’analyse annuelles.
Parité salariale
En ce qui concerne les écarts de rémunération, les exigences de déclaration sont différentes de celles imposées aux employeurs soumis à la réglementation fédérale en vertu de la Loi sur l’équité salariale. Le rapport sur l’équité en matière d’emploi se concentre sur les écarts de rémunération éventuels touchant les personnes s’identifiant comme membre d’au moins un groupe désigné.
La parité salariale vise à réduire l’écart de rémunération en s’assurant que les hommes et les femmes faisant un travail équivalent reçoivent un salaire égal.
2. Exigence qualitative
Dans le modèle de rapport qualitatif (narratif), on demande de l’information sur le milieu équitable, les promotions, les mesures d’adaptation raisonnables, le recrutement, les communications, la rétention, les licenciements, ainsi que la formation et le perfectionnement.
Les autres catégories du rapport narratif comprennent les contraintes; les discussions avec les représentants de la direction, des syndicats et de l’employeur; et les stratégies futures.
Indicateurs de réussite
Le rapport offre l’occasion de décrire les indicateurs utilisés pour détecter et combler les lacunes. Aux fins de ce rapport, un indicateur est valable s’il est conçu pour profiter aux membres des groupes désignés et pour garantir un milieu de travail équitable. Au départ, vous n’aurez peut-être pas défini d’indicateurs de réussite, mais vous devriez pouvoir communiquer les progrès et les effets au fil du temps.
Conseil : Inclure les résultats des activités
Si vous faites l’objet d’un audit, la description des résultats de vos activités peut être utile et bien perçue. Par exemple, vous pourriez établir un partenariat avec des agences de placement ou des organismes de soutien à l’emploi pour un ou plusieurs des groupes désignés, afin de combler les écarts de représentation constatés.
Soumission des rapports
Les employeurs doivent rédiger et soumettre leurs rapports en utilisant l'outil de rapport en ligne Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT)4. Le Programme du travail reçoit ces rapports et les vérifie afin de s'assurer que les employeurs respectent les diverses exigences.
On pourrait vous demander de vérifier des éléments ou de fournir des renseignements supplémentaires. Si vous faites l’objet d’un audit, vous recevrez une description du processus et un échéancier à respecter.
Outils et ressources de rapport
Le site Web du Programme d'équité en milieu de travail du gouvernement du Canada comprend des outils et des ressources pour les employeurs5. Les employeurs ont également accès à Equi’Vision6, un outil diagnostic permettant les comparaisons (générales ou par secteur) pour aider à détecter les obstacles et à prendre des mesures concrètes afin de réduire les écarts en matière de représentation, d’avancement ou de rémunération.
Tirer le meilleur parti des données
En tant qu’institution financière sous réglementation fédérale, vous devez recueillir et communiquer des données sur la diversité au gouvernement du Canada, mais avez-vous envisagé la possibilité d’exploiter ces données pour soutenir l’équité, l’accessibilité et l’inclusion dans le milieu de travail? Voici comment passer de la simple collecte de données à leur utilisation pour créer des changements positifs!
- Réfléchissez à la manière d’utiliser le moment présent et les données sur la mobilité du personnel pour revoir vos systèmes d’emploi ou les points de contact avec les employés tout au long de leur cycle de travail, de leur entrée en poste (embauche) jusqu’à leur départ (départ volontaire ou licenciement).
- Cherchez les éléments en corrélation directe (politique qui constitue un obstacle pour un groupe de la diversité) ou indirecte (interprétation incohérente de la politique) avec les lacunes en matière de représentation.
- Rédigez vos rapports qualitatifs au fil du temps et à mesure que vous apprenez à utiliser les données pour détecter et éliminer les obstacles.
- Posez un regard critique sur chaque système d’emploi et point de contact pour les groupes désignés (et d’autres groupes de la diversité si vous recueillez ces données) dans le contexte du secteur financier, afin d’apprendre d’autres institutions rencontrant des obstacles semblables.
- Élaborez un processus d’évaluation continu des progrès pour atténuer le biais de récence (et tout autre préjugé inconscient) lors de la préparation du rapport.
