Au Canada, les lieux de travail sous réglementation fédérale (tels que les banques) comptant 100 employés ou plus sont légalement tenus, en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi¹, de recueillir et de communiquer des données démographiques sur la diversité du personnel pour les groupes désignés suivants:

• Les peuples autochtones;
  
  
• Les personnes en situation de handicap;
  
  
• Les femmes;
  
  
• Les membres des minorités visibles.

Remarque sur la terminologie et le langage approprié  
 
Aboriginal Peoples: Le gouvernement du Canada a adopté une nouvelle terminologie et a remplacé le terme Aboriginal peoples, utilisé dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi, par Indigenous peoples (Premières Nations, Inuit et Métis). La version française de la loi utilise correctement le terme Autochtone. 
 
Minorités visibles: Au moment de la rédaction de cet outil, le gouvernement du Canada utilise toujours l’expression minorités visibles, bien qu’elle soit considérée comme dépassée par de nombreuses personnes. Le terme le plus communément accepté et utilisé est celui de personnes racialisées. 

Objet

L’objet² de la Loi sur l’équité en matière d’emploi est de garantir un accès juste et équitable à l’emploi à l’ensemble de la population canadienne. La Loi reconnaît que certains groupes ont fait (et continuent de faire) face à des obstacles à l’emploi. La collecte, l’analyse et la communication de données démographiques sur la diversité permettent aux institutions financières de détecter les groupes sous-représentés dans son effectif et de s’efforcer d’embaucher et de retenir des personnes compétentes au sein de ces groupes désignés.

Il est important de noter que l’équité en emploi ne signifie pas l’embauche de personnel non compétent pour respecter des quotas.

Les personnes en situation de handicap, par exemple, sont largement sous-employées. Elles ne sont pas incompétentes et désirent travailler. Néanmoins, elles font encore face à des obstacles à l'emploi.

Définitions

Les définitions suivantes sont tirées de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et du Règlement sur l’équité en matière d’emploi³. C’est pourquoi certains termes utilisés ci-dessous pourraient ne pas tenir compte de la terminologie la plus récente et la plus acceptée:

Personnes handicapées

Les personnes qui ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et:

• soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi
  
  
• soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience. La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

Salarié

Un salarié est toute personne employée « à l’exclusion d’une personne employée sur une base temporaire ou occasionnelle pendant moins de 12 semaines par année civile. »

  

Exigences en matière de collecte de données

L’information suivante repose sur le Règlement sur l’équité en matière d’emploi⁴:  

• Les employeurs doivent mener une enquête sur l’effectif. Pour ce faire, ils doivent fournir à chaque salarié un questionnaire d’auto-identification qui demande si le salarié est membre de l’un ou de plusieurs des groupes désignés (liste ci-dessus).
  
  
• Si un employeur est soumis à la réglementation fédérale, il n’est tenu de recueillir des données sur la représentation des femmes qu’au cours de la première année de déclaration.
  
  
• L’employeur doit informer chaque salarié, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu’une personne peut faire partie de plus d’un groupe désigné. Le questionnaire doit également contenir les caractéristiques suivantes:
  
  
  • un moyen d’identifier le salarié qui remet le questionnaire, par son nom ou autrement;
    
    
  • la définition des termes Autochtones, personnes handicapées, femmes et minorités visibles, telle qu’elle figure dans la Loi;
    
    
  • une indication que les salariés répondent volontairement aux questions;
    
    
  • une indication que les renseignements recueillis sont confidentiels;
    
    
  • une indication que l’employeur utilisera les renseignements ou ne les divulguera à d’autres personnes au sein de l’organisation qu’aux seules fins de permettre à ce dernier de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi.
    
    
• L’employeur peut donner aux salariés la possibilité de répondre à l’ensemble, à certaines ou à aucune des questions ou de remettre un questionnaire vide.
  
  
• Le questionnaire peut contenir des questions supplémentaires concernant l’équité en matière d’emploi ou des questions plus générales sur la diversité (p. ex., orientation sexuelle, identité de genre ou mesures d’adaptation requises pour les personnes en situation de handicap).
  
  
• L’employeur doit tenir à jour les résultats de l’enquête sur l’effectif. Pour ce faire, il doit:
  
  
  • fournir un questionnaire aux salariés nouvellement recrutés⁵, ainsi qu’aux salariés qui souhaitent remplir un nouveau questionnaire;
    
    
  • ajuster les résultats pour refléter les nouvelles réponses et pour tenir compte des membres des groupes désignés que l’employeur a licenciés.⁶
    
    
• Les employeurs doivent établir et conserver les dossiers suivants:
  
  
  • une copie du questionnaire d’auto-identification remis aux salariés;
    
    
  • l’appartenance de chaque salarié à un groupe désigné, le cas échéant.

 Au-delà de la conformité

Aller plus loin!

 

En tant qu’institution financière sous réglementaion fédérale, vous avez l’obligation de recueillir des données démographiques sur la diversité, mais avez-vous envisagé la possibilité de rendre ce processus encore plus inclusif et efficace?
 

Débutant - Vous venez de commencer?

• Réfléchissez à vos besoins en matière de collecte de données sur la diversité et aux systèmes et aux ressources que vous devez mettre en place dès le départ. 
  
  
• Commencez tôt pour avoir le temps de recueillir et d’analyser les données avant de soumettre votre rapport.
  
  
• Dans les communications et le questionnaire, reprenez les termes utilisés dans votre stratégie EDI. Par exemple, réaffirmez votre engagement en faveur d’un milieu de travail accueillant, inclusif, accessible et respectueux de la diversité.

Intermédiaire - Vous le faites depuis un certain temps?

• Demandez des commentaires sur l’expérience du personnel à l’égard de la collecte annuelle de données sur la diversité. 
  
  
• Posez-vous des questions sur l’accessibilité du questionnaire annuel pour les nouveaux employés ou les employés actuels qui souhaitent modifier leurs renseignements.
  
  
• Songez à revoir l’expérience et le processus complet de collecte de données pour relever des domaines d’amélioration potentiels : contexte, questions plus larges sur la diversité, amélioration de l’accès au questionnaire, entrée et analyse de données, etc.
  
  
• Étendez votre collecte de données sur la diversité au-delà des quatre groupes désignés pour inclure d’autres groupes, comme les personnes qui s’identifient comme membres des communautés 2ELGBTQQIA+.
  
  
• Commencez la collecte de données aux étapes de la demande d’emploi et de l’entrevue si vous ne le faites pas déjà. Vous pourrez ainsi déterminer l’étape à laquelle les employés en situation de handicap (ou d’autres groupes de la diversité) ont été écartés et ne sont plus pressentis pour un emploi. Vous pourrez aussi constater où vos efforts sont les plus fructueux.
  
  
• Demandez à un consultant externe de réaliser un audit de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’accessibilité de votre institution financière. En examinant les politiques et les processus en matière de ressources humaines (systèmes et comportements) et en recueillant des données empiriques du personnel, il est possible de compléter les données que vous recueillez et d’obtenir une image plus précise et fiable de vos efforts.

• Outil no 4 : Intégration et rétention
• Outil no 6 : Communication des données sur la diversité