Une intégration efficace est la clé de la rétention des employés. Le Brandon Hall Group a constaté que l'établissement d'une stratégie pour améliorer votre processus d'intégration peut augmenter la rétention de 82 %. De plus, Bamboo HR a déterminé que les employés qui bénéficient d'une bonne expérience d'intégration sont 18 fois plus engagés envers leurs employeurs1.
Une intégration réussie des nouveaux employés commence avant leur premier jour de travail. Cela est particulièrement important pour les nouveaux employés en situation de handicap qui peuvent nécessiter des mesures d’adaptation. Prendre le temps avant leur premier jour de travail vous permettra d'identifier et de mettre en œuvre les exigences techniques ou ajustements physiques nécessaires au lieu de travail avant qu'ils ne commencent. Cela vous donnera également le temps de préparer votre équipe.
Étapes du processus d’intégration
1. Préparation à l’entrée en poste
- Rencontrez les nouveaux employés virtuellement ou en personne pour les informer de ce à quoi ils peuvent s'attendre, par exemple, les formulaires à remplir. Accompagnez-les dans leur plan d’orientation et informez-les des normes de l’équipe et du code vestimentaire.
- Discutez des détails du plan pour les mesures d’adaptation avec le nouvel employé, le responsable du recrutement et potentiellement les ressources humaines afin de recueillir toute l’information nécessaire.
- Demandez aux nouveaux employés quelles informations sur leurs mesures d’adaptation et/ou handicaps ils se sentent à l'aise de partager avec leurs collègues. Rappelez-vous qu'ils ne sont pas tenus de divulguer des détails sur leur handicap ; ils sont libres de choisir ce qu'ils divulguent et à qui.
- Jumelez l’employé à un collègue, qui lui enverra un courriel de bienvenue pour se présenter.
- Veillez à ce que l’ensemble de l’information, des outils et des technologies dont a besoin le nouvel employé soit en place avant son premier jour de travail. En cas de travail à distance ou en mode hybride, assurez-vous que la technologie nécessaire est en place à domicile avant le premier jour.
- Remettez une trousse de bienvenue à chaque nouvel employé. Elle peut comprendre, par exemple, une tasse au logo de l’entreprise, du café ou du thé et une note qui rappelle de prendre toutes ses pauses. On peut aussi fournir la photo des nouveaux coéquipiers, accompagnée d’une anecdote amusante sur chacun d’entre eux et de leurs domaines de compétence. Faites en sorte que les nouveaux employés se sentent bienvenus dès le départ.
2. Premier jour/première semaine
- Faites participer le collègue jumelé dès le premier jour – C’est ce qui est le plus important! Microsoft2 a étudié l’efficacité du jumelage et constaté que 56 % des nouveaux employés qui ont rencontré leur collègue accompagnateur au moins une fois au cours de leurs 90 premiers jours se sont dits plus productifs. Ce chiffre passe à 73 % avec deux ou trois rencontres, à 86 % avec quatre à huit rencontres et à 97 % avec plus de huit.
- Organisez une pause-café ou un dîner de bienvenue accessible et inclusif pour les nouveaux employés et l’ensemble de l’équipe. Demandez à chacun de se présenter et d’organiser des tête-à-tête informels au cours des 15 ou 30 premiers jours avec les nouveaux employés pour faire connaissance et en apprendre davantage sur le travail de chacun.
- Fournissez de la formation et du matériel de formation accessibles. Assurez-vous que les animateurs d’éventuelles séances d’orientation sont au courant de toute mesure d’adaptation nécessaire.
- Prévoyez des temps d’arrêt pour les nouveaux employés dès leur premier jour et veillez à ce qu’ils prennent toutes leurs pauses. Certaines personnes introverties ont besoin de moments de calme pour se ressourcer. Insistez sur la santé mentale dès le départ, les nouveaux employés comprendront qu’elle est importante.
- Veillez à ce que les nouveaux employés sachent où vous joindre et faites souvent un suivi avec eux.
3. Période d’essai
- Continuez à rencontrer régulièrement les nouveaux employés pour parler de leurs progrès et donner de la rétroaction claire.
- Parlez avec eux de défis qu'ils peuvent rencontrer et travaillez ensemble pour apporter les ajustements nécessaires aux mesures d’adaptation en place.
4. Tout au long de la relation de travail
- Faites régulièrement le point avec les nouveaux employés sur les tâches, le rendement, le perfectionnement et les activités de l’organisation.
- Évaluez en continu les obstacles existants ou potentiels pour les employés en situation de handicap, comme de nouveaux processus. Existe-t-il des obstacles susceptibles d'empêcher les employés en situation de handicap de se conformer à ces processus?
- Veillez à ce que les membres de l’équipe continuent à bâtir un milieu de travail respectueux, inclusif et accessible.
- Veillez à ce que ceux qui se joignent à l’équipe connaissent les mesures d’adaptation en place et le soutien qu’ils peuvent apporter à leurs collègues en situation de handicap (attention : ne communiquez que l’information que les employés concernés sont prêts à divulguer).
L’importance des gestionnaires (et des superviseurs)
On dit souvent qu’on ne quitte pas son emploi, on quitte son patron.
Un sondage de Robert Half de 2019 révèle que 39 %3 des répondants avaient quitté un emploi à cause d’un gestionnaire.
Il ne fait aucun doute que les cadres et les supérieurs directs jouent un rôle important dans l’engagement et la rétention des employés.
Les gestionnaires et superviseurs doivent toutefois disposer des outils nécessaires pour acquérir des compétences de leadership inclusif. Il faut donc voir à leur donner des occasions d’apprentissage dans les domaines ci-dessous:
1. Cultivez l’empathie au sein de l’équipe
Nos expériences, interactions et collaborations sont source de croissance et d’apprentissage. Le travail d’équipe fait partie intégrante de toute organisation performante. En faisant preuve de leadership empathique et en appréciant les points de vue de vos employés, vous servirez de modèle pour votre équipe, et le travail d’équipe en sera bonifié.
2. Acceptez les gens comme ils sont
L’empathie, c’est accepter les gens comme ils sont. L’acceptation et la reconnaissance des différences inspireront la confiance et encourageront vos employés à se confier à vous en cas de difficulté. Si chacun croit pouvoir être soi-même au travail, sans masquer ni minimiser les éléments de diversité comme un handicap, votre équipe sera plus forte. Si la sécurité psychologique et la confiance règnent, il y aura plus d’innovation et de créativité, et il sera plus facile d’aborder des sujets difficiles.
3. Posez des questions
En posant des questions respectueuses et stimulantes, vous montrez que vous vous intéressez au point de vue de vos employés. Prenez le temps de leur demander comment ils vont, comment ils se sentent par rapport à leur charge de travail ou ce qu’ils pensent des projets ou des présentations à venir. Voyez chacun en tant que personne, et pas seulement en tant qu’employé.
4. Priorisez l’écoute
Écoutez la réponse des employés de façon à l’entendre et à la comprendre, et non dans le but d’y répliquer. L’écoute active est une compétence essentielle de gestion inclusive.
Comme souligné précédemment, il importe au plus haut point d’intégrer les nouveaux employés au processus d’intégration, qui, s’il se veut efficace, inclura certains autres intervenants:
Les membres de l’équipe
Certains membres de l’équipe peuvent craindre de dire ou de faire quelque chose de maladroit lors de leurs interactions avec les employés en situation de handicap. Parlez à votre équipe des mesures d’adaptation concernant leur nouveau collègue, ce qui pourra apaiser leurs inquiétudes et faciliter les premiers jours de travail du nouvel employé. N’oubliez pas que vous ne pouvez communiquer que les renseignements que la personne concernée est disposée à divulguer sur son handicap ou les mesures d’adaptation associées. Il est essentiel de préserver la confidentialité et la vie privée pour instaurer la confiance et réussir le processus d’intégration.
Quelques exemples d’informations utiles à communiquer:
- un nouvel employé neurodivergent souhaite que ses nouveaux collègues sachent qu’il n’a pas l’habitude d’établir un contact visuel;
- un employé en situation de handicap visuel veut qu’on sache qu’il a besoin de recevoir les documents dans une grande taille de police;
- une personne qui a un chien d’assistance souhaite que ses collègues sachent qu’il ne faut pas caresser l’animal ni jouer avec lui.
Soutien supplémentaire
Sachez qu’en tant que gestionnaire, vous n’avez pas à tout faire seul. Les nouveaux employés auront sûrement des suggestions concernant les outils et le soutien qui leur permettront de bien travailler. D’autres ressources peuvent également être mises à contribution dans le cadre des processus d’adaptation et d’intégration:
- service des ressources humaines (RH);
- service des technologies informatiques (TI);
- service des installations;
- experts en matière d’emploi des personnes en situation de handicap.
